Penulisan Teknis – Cara menulis dokumen justifikasi proyek

[ad_1]

Sebagai bagian dari membangun cakupan keseluruhan proyek, penulis teknis pertama-tama perlu mengembangkan dokumentasi pembenaran. Dokumen ini, yang juga dapat dianggap sebagai “studi kelayakan”, menetapkan alasan dasar pelaksanaan proyek. Berikut adalah panduan sederhana untuk membuat justifikasi proyek.

Mendefinisikan masalah

Perusahaan tidak mengimplementasikan proyek untuk bersenang-senang; Mereka melakukannya untuk memecahkan masalah atau masalah tertentu. Anda perlu menggambarkan masalah dengan jelas dan ringkas di awal dokumen sehingga Anda dapat memberikan solusi untuk masalah tersebut.

Misalnya, jika Anda berniat untuk menerapkan HRMS baru, masalah Anda mungkin; “Tim SDM saat ini menghabiskan hampir 80% waktunya untuk tugas administratif yang tidak produktif, yang secara signifikan mengurangi efektivitas pekerjaan.”

sebutkan solusinya

Ini harus menjadi pernyataan sederhana untuk mengidentifikasi proyek Anda. Hal ini memungkinkan pembaca untuk memahami apa yang Anda usulkan.

“Kami bermaksud menerapkan sistem manajemen sumber daya manusia otomatis untuk mengurangi separuh manajemen manual.”

Menyediakan informasi dukungan

Masalah dan solusi tidak akan membenarkan proyek Anda kepada pemangku kepentingan dan pengambil keputusan, jadi Anda perlu memberikan tingkat informasi yang sesuai untuk memungkinkan mereka mendukung rekomendasi Anda.

Contoh jenis informasi yang harus Anda gunakan:

  • permintaan pasar Ini tidak selalu merupakan argumen yang paling kuat, tetapi jika Anda dapat menunjukkan bahwa semua pesaing Anda menerapkan sistem yang serupa, itu tentu menunjukkan bahwa mungkin ada baiknya memikirkan organisasi Anda.
  • kebutuhan kerja Dalam contoh ini, kebutuhan bisnis jelas, karena tim SDM menghabiskan sebagian besar waktu kerjanya untuk tugas-tugas yang tidak terspesialisasi dan itu membutuhkan biaya.
  • Tuntutan pelanggan Apa yang diteriakkan pelanggan Anda? Jangan lupa untuk menyertakan klien internal serta klien eksternal.
  • peningkatan teknologi – Apa yang terjadi di dunia di sekitar Anda, apakah ada kasus yang menarik untuk diceritakan tentang cara teknologi dan sistem informasi berkembang?
  • hukum Jangan lupa semua kewajiban penting untuk hukum, jika Anda dapat menunjukkan bahwa proyek Anda membawa kepatuhan atau memfasilitasi kepatuhan dengan persyaratan tersebut, Anda memiliki kasus yang lebih kuat.

Menulis studi kelayakan atau pembenaran proyek adalah bagian penting dari proses mendefinisikan ruang lingkup proyek yang lebih besar. Idealnya, Anda harus menulis ini di awal siklus hidup proyek Anda untuk membantu Anda mendapatkan dana dan dukungan. Anda kemudian juga akan dapat dengan jelas menentukan tujuan misi Anda sehingga anggota tim memiliki pesan yang jelas untuk diambil.

Leave a Reply

Comment
Name*
Mail*
Website*